Сеть дилерских центров «Динамика» в Северо-Западном и Центральном Федеральных округах России столкнулась с проблемой длительного вывода автомобилей в продажу.
Специалисты Авто.ру Бизнес вместе с исполнителями и руководством компании провели исследование всех этапов подготовки авто к выводу в продажу. Анализ полученных данных выявил следующие недостатки:
- бизнес-процесс не регламентирует все этапы подготовки: часть из них строится на субъективной экспертизе и знаниях сотрудника
- не существует четких правил коммуникации между исполнителями — кто и в какие сроки передает автомобиль с одного этапа на другой
- не используются инструменты Авто.ру Бизнес для отслеживания статусов подготовки
Решение в трёх частях
Так как проблема оказалась системной, проект по её решению решили разделить на 3 этапа. Для пилотной реализации выбрали дилерский центре в Череповце.
Первый этап
- изучение текущего регламента ДЦ и лучших практик клиентов Авто.ру Бизнес
- адаптация наиболее подходящей практики под конкретные задачи дилера
- подготовка нового регламента с последующим обучением ответственных исполнителей
Второй этап
- настройка отчетов и фильтров для исполнителей на ключевых этапах подготовки
- внедрение панели контроля для руководителя
Третий этап
- регламентация временных интервалов для рутинных задач по каждому этапу обновленного регламента
- в какой период времени подготовщик принимает автомобиль под свою ответственность
- в какой период времени передает автомобиль для съемки
- когда и в каком формате принимает автомобиль и подтверждает готовность к публикации
Кроме того, зафиксировали регламенты по ремонту и детейлингу, в рамках которых подготовщик должен оперативно определять категорию автомобиля и комплексно ставить задачу соответствующим подразделениям: МКЦ, цеху подготовки и детейлинга, отделам сервиса и ремонта.
Результаты внедрения
Подготовка авто с пробегом
Было
Подготовщику устно передавали информацию о приходе автомобиля, он брал его в работу и затем также устно сообщал, что всё готово к публикации.
Стало
При приеме автомобиля на подготовку добавляется статус подготовки/ремонта
Формируется пул необходимых работ, фиксируется дедлайн
- 4 дня для подготовки с мелким ремонтом и окрасами
- индивидуальный срок при необходимости заказа запчастей или окраса от одного полного элемента
АСП в подготовке
Отчётность исполнителя
Было
Подготовщик использовал свой ПК и блокнот для самостоятельного контроля АМ в подготовке или ремонте
Стало
Подготовщикам настроены все отчеты в Авто.ру Бизнес
В рамках регламента каждый сотрудник в течение дня последовательно и по временным интервалам выполняет необходимый пул работ, за который он отвечает
Отчётность исполнителя
Контроль руководителя
Было
Руководитель в конце месяца в рамках бизнес-обзора получал информацию от консультанта Авто.ру Бизнес о среднем сроке подготовки от даты приема до публикации.
Стало
Руководитель сам на ежедневной основе выборочно контролирует автомобили в статусе «подготовка/ремонт» на каждом этапе регламента: какие должны быть переданы на фотографирование, что готово к публикации.
При возникновении вопросов руководитель в режиме реального времени обращается к ответственному, проясняет статус и, в случае неточностей, в карточку авто вносятся правки.
Контроль руководителя
Дополнительно для руководителя создан аналитический еженедельный отчет с автоматической рассылкой для отслеживания среднего срока подготовки – в днях на каждый день и накопительным итогом в текущем месяце.
Показатели
С момента внедрения регламента подготовки автомобилей наблюдается устойчивая тенденция к снижению среднего количества дней от приемки до публикации:
Лаг публикации
При этом срок подготовки планомерно снижается по всем категориям принимаемых на склад автомобилей:
Лаг публикации по состоянию авто
В итоге автомобили в среднем на 2 дня быстрее выводятся в продажу, оборачиваемость в днях ускорилась, стоимость привлеченного оборотного капитала на авто в продаже снизилась.
Следующий этап – презентация успешного опыта череповецкого ДЦ руководителям площадок «Динамика» в других городах и дальнейшее внедрение обновлённого процесса подготовки авто к продаже на базе Авто.ру Бизнес во всех автоцентрах группы.